“Protomail” è la soluzione web-alone che risponde alle esigenze di dematerializzazione delle segreterie scolastiche; fulcro del progetto è la semplificazione e l’organizzazione della materializzazione reale di tutta la segreteria.

L’obiettivo di “Protomail” è di unire, centralizzare, semplificare la documentazione scolastica che spesso è presente in modalità non collegate, e di rendere sicuri tali documenti al fine di assicurarne sia la rintracciabilità che la conservazione.

L’utente che consegna un documento in formato cartaceo o in formato digitale, riceve il numero di protocollo, e, se presente nel database della scuola come personale interno o genitore, può accederevi dall'esterno per recuperare la documentazione inerente alla sua pratica.

La segreteria effettua l’operazione di protocollazione ed archiviazione in una cartella denominata “titolari” e segue il percorso di dematerializzazione garantendone la rintracciabilità.

“Protomail” renderà possibile i seguenti servizi:

  • Lettura mail ministeriale o d’Istituto da più postazioni
  • Protocollazione delle stesse, in modo rapido ed uniforme
  • Archiviazione in titolari stabiliti dalla Dirigenza
  • Accesso a tutti gli utenti dell’Istituto, dal personale segretariale ai genitori degli alunni, a Protomail, rendendo loro la possibilità di visualizzare tutti i documenti che li interessano, in base alle loro operatività di accesso, al titolario del documento e al soggetto a cui si riferisce il documento
  • Possibilità, da parte della segreteria, di scannerizzare i documenti e di archiviarli digitalmente su Protomail.
  • Gestione dei documenti presenti nel server su regole di protocollazione, divisi in titolari.
  • Impossibilità di cancellare i documenti presenti nel server con storico log di accessi che si sono verificati nel sistema informatico.
  • Ricerca all’interno del sistema di documenti, anche da remoto.
  • Server in tecnologia linux con accesso da terminal server da parte di tutti gli utenti della segreteria.
  • Back up di tutti i dati in locale su un server fornito dalla SOGI in comodato d’uso.
  • Assistenza remota e aggiornamento centralizzato.
  • PM funziona con rete locale in segreteria per evitare interruzioni di servizio in caso di assenza della rete internet.
  • APP Android di accesso ed archiviazione
  • Collegamento a tutti i software SOGI con archiviazione automatica.

GESTIONE DELLE MAD

PUNTI DI FORZA

  • Unico portale per lettura mail e gestione protocollo
  • Accesso sicuro con password criptata e token
  • Totale accesso anche da linux, OS e da tablet
  • Salvataggio file segreteria seguendo regole di titolario
  • Salvataggio totale e copia dati su server linux presso istituto